Какая дата считается датой получения заявления об увольнении сотрудника, поданного через информационную систему работодателя?

Вопрос: Организация перешла на кадровый электронный документооборот. Работник направил заявление об увольнение через информационную систему. Какая дата считается датой получения данного заявления?

Ответ: В рамках электронного взаимодействия работник может отправлять вам заявления, уведомления и сообщения, которые предусмотрены трудовым законодательством и в отношении которых осуществляется ЭКДО. Он вправе направлять их в ваш адрес через информационную систему, которой пользуетесь вы.

В таком случае заявление считается полученным работодателем на следующий рабочий день после его направления (ч. 2 ст. 22.1, ч. 8, 9 ст. 22.3 ТК РФ).

Как осуществляется взаимодействие посредством электронного кадрового документооборота

Для взаимодействия работодателя и работника посредством электронного документооборота потребуется электронная подпись (ч. 1 - 7 ст. 22.3 ТК РФ).

В рамках этого взаимодействия работник (лицо, поступающее на работу) может отправлять вам заявления, уведомления и сообщения, которые предусмотрены трудовым законодательством и в отношении которых осуществляется ЭКДО. Он вправе направлять их в ваш адрес через информационную систему, которой пользуетесь вы. Такие документы считаются полученными вами на следующий рабочий день после направления (ч. 8, 9 ст. 22.3 ТК РФ).

Заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий (ст. 62 ТК РФ) работник может подать (направить) (ч. 10 ст. 22.3 ТК РФ):

• в письменной форме;
• в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя (если работодатель использует собственную информационную систему);
• через цифровую платформу "Работа в России" (если работодатель использует ее).

По этому заявлению вы обязаны безвозмездно предоставить работнику такие документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе. А если в отношении этих документов осуществляется ЭКДО, такие электронные документы предоставьте способом, указанным в заявлении работника (ч. 11 ст. 22.3 ТК РФ):

• в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом;
• в форме электронного документа. Например, разместите его в личном кабинете работника на цифровой платформе "Работа в России", если используете ее в целях осуществления ЭКДО.

Срок предоставления - не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий (ч. 11 ст. 22.3 ТК РФ).

По заявлению работника вы обеспечиваете его доступ к документам, подписанным простой электронной подписью работника в вашей информационной системе. С этой целью электронные документы направляйте в личный кабинет работника (при наличии) на едином портале государственных и муниципальных услуг в порядке, предусмотренном Правительством РФ (ч. 12 ст. 22.3 ТК РФ).

На цифровой платформе "Работа в России" обеспечивается (п. 66 Правил функционирования цифровой платформы):

• фиксация фактов получения работником (лицом, поступающим на работу) и работодателем электронных документов;
• возможность выгрузки электронных документов;
• возможность взаимодействия с информационной системой работодателя для автоматизированной выгрузки электронных документов, созданных с помощью цифровой платформы "Работа в России", и автоматизированной загрузки на цифровую платформу электронных документов, созданных с использованием информационной системы работодателя.

На цифровой платформе "Работа в России" электронные документы хранятся в подсистеме "Электронный кадровый документооборот". Работник (лицо, поступающее на работу) и работодатель могут получить доступ к ним через подсистемы "Личный кабинет соискателя (работника)" и "Личный кабинет работодателя" соответственно (п. 65 Правил функционирования цифровой платформы).

Регламент использования подсистемы "Электронный кадровый документооборот" утверждается Минтрудом России (п. 66 Правил функционирования цифровой платформы).

Доступ к электронным документам, созданным и подписанным посредством подсистемы "Электронный кадровый документооборот", может обеспечиваться в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг. Порядок доступа работника к электронным документам, созданным с использованием цифровой платформы "Работа в России", через единый портал государственных и муниципальных услуг устанавливает Правительство РФ (ч. 15 ст. 22.3 ТК РФ, п. 61 Правил функционирования цифровой платформы).

Электронные документы необходимо создавать в соответствии с Едиными требованиями к составу и форматам электронных документов (ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ). Так, документ должен состоять из следующих структурных элементов: основная часть, приложение (при наличии), электронная подпись (подписи) (при наличии) основной части и приложения (при наличии), машиночитаемая доверенность, описание документа (п. 1 Единых требований).

Готовое решение: Как организовать электронный кадровый документооборот в организации (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}

Вебинар по теме: "Работник, работодатель… и деньги: правовые аспекты выплат в рамках трудовых отношений в 2023 году".