Правомерно ли хранение копий свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка в личном деле работника?

Вопрос: Правомерно ли хранение копий свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка в личном деле работника?

Ответ: Даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение копий паспорта, СНИЛС, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета не является законным, поскольку наличие у работодателя копий таких документов может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемой действующим законодательством (см., например, Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013). Поэтому во избежание возможных претензий к работодателю не рекомендуем хранить копии указанных документов работника в его личном деле.

Общий состав личных дел работников

Поскольку личные дела имеют длительный срок хранения, в них не рекомендуется включать документы второстепенного значения, имеющие небольшие сроки хранения. К таким документам можно отнести, например, справки с места жительства и о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья и т.п.

Первоначально в личное дело группируют документы, сопровождающие процесс приема на работу. К таким документам относятся, в частности:

• заявление о приеме на работу, направление или представление;
• трудовой договор;
• приказ о приеме на работу (в случае его издания работодателем);
• договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
• анкета (личный листок по учету кадров), заполненная лично работником;
• подписанное работником соглашение о неразглашении сведений, которые являются коммерческой тайной.

В дальнейшем в личное дело могут включаться документы, напрямую относящиеся к трудовой деятельности работника. К таким документам относятся:

• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• приказы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
• документы, характеризующие профессиональные, деловые и личные качества работника (например, отзывы, представления о назначении, документы о повышении квалификации и др.).

Последними документами, помещаемыми в личное дело, являются заявление об увольнении и приказ об увольнении работника.

Личные дела формируются отдельно на каждого работника, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления (пп. "ж" п. 49 Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 (далее - Правила)).

На все документы личного дела составляется внутренняя опись. Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно в хронологической последовательности.

Документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (п. 12 Правил).

В общем случае архив организации комплектуется документами Архивного фонда РФ, документами временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу (п. 34 Правил).

Отметим, что включение в состав личных дел некоторых документов возможно только после получения от работника согласия на обработку его персональных данных (п. п. 1, 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ)).

Так, в Докладе, утвержденном Рострудом, указано, что работодатель вправе хранить копии документов работника (копию паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных.

Соответственно, по нашему мнению, с согласия работника на обработку его персональных данных в личном деле могут храниться такие документы, имеющие отношение к трудовой деятельности работника, как, в частности:

• медицинская книжка, оформленная на бумажном носителе;
• копии документов об образовании;
• аттестационные листы и документы о повышении квалификации;
• справки об отсутствии или наличии судимости;
• характеристики или рекомендательные письма с образовательных учреждений, с прошлых мест работы.

Вместе с тем одним из принципов обработки персональных данных является то, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч. 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).

Даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение копий паспорта, СНИЛС, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета не является законным, поскольку наличие у работодателя копий таких документов может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемой действующим законодательством (см., например, Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013). Поэтому во избежание возможных претензий к работодателю не рекомендуем хранить копии указанных документов работника в его личном деле (см., например, вопрос: Вправе ли работодатель хранить копию паспорта работника в его личном деле?).

Само согласие на обработку персональных данных должно храниться в течение трех лет после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором (ст. 441 Перечня).

Конкретный срок действия согласия на обработку персональных данных Законом N 152-ФЗ не установлен, но он должен быть указан в самом согласии и соответствовать целям обработки персональных данных. Он может ограничиваться (ч. 2 ст. 5, п. 8 ч. 4 ст. 9, ч. 4 ст. 21 Закона N 152-ФЗ, Решение Пятигорского городского суда Ставропольского края от 28.05.2014 по делу N 12-80/14):

• сроком действия трудового договора;
• моментом, когда будет достигнута цель обработки персональных данных.

Кроме того, указанное согласие может быть отозвано (ч. 2 ст. 9 Закона N 152-ФЗ).

Соответственно, согласие может заканчиваться моментом востребования субъекта персональных данных - письменным отзывом в произвольной форме (см., например, Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 16.08.2018 N 13АП-15087/2018 по делу N А42-3045/2017).

При этом стоит учитывать, что при наличии установленных законодательством оснований по достижении цели обработки персональных данных или в случае отзыва согласия обработка персональных данных оператором может быть продолжена (ч. 2 ст. 9, ч. 4, 5 ст. 21 Закона N 152-ФЗ).

Учитывая, что согласие на обработку персональных данных может иметь как короткий, так и длительный срок действия, полагаем, что согласие может храниться как отдельно, так и в личном деле работника.

Таким образом, в общем случае организации самостоятельно определяют как необходимость ведения личных дел работников, так и их состав. Виды документов, входящих в состав личных дел, а также порядок их ведения устанавливаются работодателем путем издания соответствующего локального нормативного акта.

Обратите внимание! Хранение копий документов в личном деле, если оно рассматривается как нарушение законодательства РФ в области персональных данных, может повлечь административную ответственность по ч. 1, 1.1 или ч. 2, 2.1 ст. 13.11 КоАП РФ.

Вопрос: Обязана ли организация вести личные дела работников и какие документы должны храниться в личном деле? (Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2024) {КонсультантПлюс}

Вебинар по теме: "Изменения в трудовом законодательстве".