Что делать, если пропущена запись в журнале учета трудовых книжек?

Обнаружили пробел в журнале учёта движения трудовых книжек — запись о трудовой книжке сотрудника не внесли при приёме на работу? Разберём пошагово, как грамотно устранить этот недочёт, не нарушая действующих правил.

Начните с анализа текущей структуры журнала: изучите последнюю зарегистрированную запись и зафиксируйте её порядковый номер. Это станет отправной точкой для дальнейших действий.

Далее сформируйте новую запись, которая восполнит пропущенный элемент истории движения трудовых книжек. При этом строго придерживайтесь принципа хронологической последовательности — не пытайтесь искусственно вписать данные на место предполагаемого первоначального внесения. Продолжайте нумерацию с номера, следующего за последним зафиксированным в журнале.

В графе с порядковым номером укажите следующий по счёту номер относительно последней существующей записи. Затем внесите все обязательные сведения о трудовой книжке: её серию и номер, фамилию, имя и отчество работника, дату приёма на работу, а также реквизиты приказа о трудоустройстве.

Особое внимание уделите оформлению пояснения. В отдельной графе или в примечании к записи подробно изложите обстоятельства, которые привели к пропуску информации. Формулировка должна быть чёткой и объективной — например, можно указать: «Запись внесена с нарушением хронологического порядка в связи с пропуском при первоначальном оформлении приёма работника на должность [должность] [Ф. И. О. сотрудника]».

Убедитесь, что отметка о причине нарушения хронологии размещена непосредственно рядом с восполненной записью — это позволит любому, кто будет изучать журнал в дальнейшем, сразу увидеть объяснение отклонения от стандартной последовательности.

Завершите процедуру проверкой целостности журнала: проконтролируйте, чтобы нумерация после внесения пропущенной записи сохранилась в едином непрерывном ряду. Пересчитайте несколько последних номеров подряд — это исключит риск случайного сбоя последовательности.

Помните: хотя законодательство не закрепляет специального регламента для исправления подобных ошибок (что подтверждают разъяснения специалистов Роструда), соблюдение описанного алгоритма позволит сохранить прозрачность учёта и минимизировать риски претензий при проверках. Такой подход демонстрирует ответственное отношение к ведению кадровой документации и поддерживает достоверность регистрационных данных.

Вебинар по теме: "Новое в трудовом законодательстве - 2026".