Как можно взыскать задолженность с сотрудника, который не отчитался за командировку?

Вопрос: Работник не отчитался за командировку. С окончания командировки прошел один месяц. Как можно взыскать задолженность с сотрудника?

Ответ: Полагаем, если работник оспаривает наличие задолженности (ее размер) или истек месячный срок удержания, взыскать задолженность можно только через суд. При этом до обращения в суд рекомендуем соблюсти процедуру привлечения работника к материальной ответственности, в частности провести проверку для установления размера причиненного ущерба, затребовать объяснения работника (ч. 3 ст. 137, ч. 1, 2 ст. 247 ТК РФ).

Как удержать из зарплаты невозвращенные подотчетные суммы с согласия работника

Чтобы удержать из заработной платы работника невозвращенную сумму, нужно:

1. составить приказ руководителя об удержании в произвольной форме. Сделать это нужно не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата подотчетной суммы (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0);
2. получить согласие работника на удержание. Работник должен подтвердить, что не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 07.10.2019 N ПГ/25778-6-1). Согласие оформляется в произвольной форме. Например, подпись работника под согласием можно предусмотреть в приказе руководителя об удержании.

Чтобы удержать из зарплаты неизрасходованный и вовремя не возвращенный аванс, выданный на командировку, действуйте аналогично (ч. 2, 3 ст. 137 ТК РФ).

Полагаем, если работник оспаривает наличие задолженности (ее размер) или истек месячный срок удержания, взыскать задолженность можно только через суд. При этом до обращения в суд рекомендуем соблюсти процедуру привлечения работника к материальной ответственности, в частности провести проверку для установления размера причиненного ущерба, затребовать объяснения работника (ч. 3 ст. 137, ч. 1, 2 ст. 247 ТК РФ).

Максимальный размер удержаний из заработной платы работника - 20% от начисленной суммы за минусом НДФЛ (ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852). Поэтому если невозвращенная подотчетная сумма превышает 20% начисленной зарплаты за минусом НДФЛ, то удерживать ее придется в течение нескольких месяцев.

В бухгалтерском учете удержание из заработной платы отразите проводкой (Инструкция по применению Плана счетов):

Если работник не возвратил подотчетную сумму, но вы удерживаете ее из его зарплаты, то вам не нужно начислять:

1. НДФЛ. Поскольку сумма удерживается из зарплаты, доход у работника отсутствует (п. 1 ст. 41 НК РФ);
2. страховые взносы. Ведь подотчетная сумма будет возвращена организации. А значит, нет выплат и иных вознаграждений в пользу работника, которые признаются объектом и базой для начисления страховых взносов.

В целях налогообложения прибыли при удержании подотчетных сумм из зарплаты работника у организации не возникает ни доходов, ни расходов.

Готовое решение: Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму (КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс}