Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение срока хранения первичной документации?

Вопрос: Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение срока хранения первичной документации?

Ответ: Отсутствие первичных учетных документов в течение установленных сроков их хранения является грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету. Если такое нарушение не содержит уголовно наказуемых действий, оно влечет наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 15 000 до 30 000 руб. (ч. 4 ст. 15.15.6 КоАП РФ, пп. 7 п. 4 примечаний к ст. 15.15.6 КоАП РФ). При повторном совершении этих нарушений размер штрафа составляет от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 7 ст. 15.15.6 КоАП РФ).

Хранение первичных (сводных) учетных документов при ведении бухгалтерского (бюджетного) учета

Учреждения обязаны хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться учреждениями не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 1, 2 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, п. 33 СГС "Концептуальные основы", Письма Минфина России от 28.04.2020 N 02-07-05/34707, от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610 (направлено Письмом ФНС России от 14.08.2013 N АС-4-3/14759@)).

Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним. Для реестров, книг, журналов они исчисляются с 1 января года, следующего за тем, в котором завершилось их ведение, для остальных архивных документов - с 1 января года, следующего за тем, в котором по ним было закончено делопроизводство (п. 12 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 (далее - Правила N 77), п. п. 4.1, 4.2 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов).

Хранение первичных учетных документов организует руководитель учреждения и (или) руководитель централизованной бухгалтерии (за исключением случаев, когда иное установлено бюджетным законодательством). Следует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского (бюджетного) учета и их защиту от изменений (ч. 1 ст. 7, ч. 3 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, п. 14 Инструкции N 157н, п. 33 СГС "Концептуальные основы").

При наличии технической возможности учреждение вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на электронных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах (п. 33 СГС "Концептуальные основы").

С учетом изложенного организация хранения первичных учетных документов, сформированных в виде электронного документа, подписанных простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, порядка формирования их копий, регистров бухгалтерского учета с приложением копий электронных документов (реестров) находится в компетенции субъекта учета (учреждения) и реализуется им в рамках формирования учетной политики с соблюдением требования законодательства к организации хранения электронных документов (Письма Минфина России от 27.05.2022 N 02-07-10/50875, от 30.09.2013 N 02-06-10/40454, от 03.06.2014 N 02-07-05/26571).

В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов установлены, в частности, следующие сроки хранения документов:

• первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) - 5 лет при условии проведения проверки. При возникновении споров и разногласий они хранятся до принятия решения по делу (ст. 277 Перечня);
• документы учетной политики (стандарты бухгалтерского учета экономического субъекта, рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета) - 5 лет после замены новыми (ст. 267 Перечня);
• документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах - 5 лет после проведения взаиморасчетов (ст. 264 Перечня);
• счета-фактуры - 5 лет (ст. 317 Перечня);
• документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности - 5 лет при условии ее погашения (ст. 266 Перечня);
• документы (справки, таблицы, сведения, переписка) о суммах налогов, начисленных и перечисленных в бюджеты всех уровней, задолженности по ним - 5 лет после снятия задолженности (ст. 303 Перечня);
• лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате - 50/75 лет ¹ (ст. 296 Перечня, п. 4.8 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов).

Сроки хранения документов, которые установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, нужно применять ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236. Исключение - документы, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные до вступления в силу этого Приказа (Письмо Росархива от 13.03.2020 N Р/М-479).

Вебинар по теме: "Последние новости бухгалтерского и налогового учета: актуальные уже сегодня и изменения законодательства 2024".

Сокращать сроки хранения документов не допускается. Их можно продлить по результатам проведения экспертизы ценности документов (п. п. 4.10, 4.11 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, п. 33 Правил N 77).

В случае если в соответствии с законодательством РФ органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел (на основании их постановлений) у учреждения изымаются первичные учетные документы, в том числе в виде электронных документов, главный бухгалтер или другое должностное лицо учреждения вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. Указанные копии включаются учреждением в документы бухгалтерского учета (п. 17 Инструкции N 157н, п. 32 СГС "Концептуальные основы").

Важно! Отсутствие первичных учетных документов в течение установленных сроков их хранения является грубым нарушением требований к бухгалтерскому (бюджетному) учету. Если такое нарушение не содержит уголовно наказуемого действия, оно влечет наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 15 000 до 30 000 руб. (ч. 4 ст. 15.15.6, пп. 7 п. 4 примечаний к ст. 15.15.6 КоАП РФ). При его повторном совершении штраф составит от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 7 ст. 15.15.6 КоАП РФ).

Готовое решение: Общие положения о бухгалтерском (бюджетном) учете (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}