Заблаговременный переход на ЭПД усилит ваши позиции на рынке

Федеральная налоговая служба рекомендует бизнесу не дожидаться установленных сроков и уже сегодня инициировать переход на использование электронных перевозочных документов (ЭПД). Такой проактивный подход рассматривается ведомством не просто как техническое обновление, а стратегический шаг, позволяющий компаниям в спокойном режиме освоить новую технологию и детально подготовить свои внутренние процессы к грядущим изменениям.

Рассмотрим ключевые преимущества, которые получает бизнес, действуя на опережение.

Первым и наиболее очевидным плюсом является прямое сокращение издержек. Отказ от бумажных носителей — это не только экономия на закупке самой бумаги. Это комплексное снижение затрат, включающее расходы на обслуживание и амортизацию оргтехники, закупку картриджей и тонеров, а также оплату услуг курьерских служб. Переводя документооборот в цифровой формат, вы высвобождаете ресурсы, которые ранее тратились на печать, ручное оформление и физическую доставку документов.

Критически важный аспект для любого предприятия — скорость оборачиваемости капитала. Внедрение ЭПД позволяет получать оплату за оказанные транспортные услуги в среднем на 20 дней раньше. Этот эффект достигается за счет исключения из цепочки самого медленного звена — отправки бумажного оригинала транспортной накладной грузоотправителю для последующей оплаты. Цифровой документ передается мгновенно, что дает возможность незамедлительно выставлять счет и получать расчет, улучшая тем самым финансовую устойчивость компании.

Взаимодействие с контрольно-надзорными органами становится значительно проще и прозрачнее. Электронная система предоставляет уполномоченным проверяющим структурам упрощенный и быстрый доступ к информации о перевозке и характеристиках груза. Как следствие, количество встречных запросов, требований о предоставлении бумажных копий и уточнений со стороны ведомств заметно сокращается. Это минимизирует отвлечение сотрудников и снижает административное давление на бизнес.

Процедура перехода на электронный формат состоит из нескольких логичных этапов:

Обеспечение юридической значимости. Необходимо получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) для уполномоченных лиц и, при необходимости, оформить машиночитаемые доверенности (МЧД) на сотрудников, которые будут подписывать документы.

Выбор оператора. Следующий шаг — подключение к одному из аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Именно эти организации обеспечивают техническую сторону процесса: загрузку документов в государственную информационную систему (ГИС ЭПД) и их безопасную передачу между всеми участниками логистической цепочки.

Настройка внутренних процессов. Финальный этап включает в себя административные настройки: назначение ответственного сотрудника (администратора сервиса), подключение к системе остальных работников и, если того требуют бизнес-процессы, водительского состава.

Напомним, согласно общим правилам, применение ЭПД станет повсеместно обязательным с 1 сентября 2026 года. Начиная переход уже сейчас, вы даете своей компании ценное время на адаптацию и получаете весомые конкурентные преимущества задолго до наступления этой даты.

Вебинар по теме: "Налоговая реформа 2.0: спецрежимы".