Вопрос: Директор хочет арендовать собственное авто. Может ли он это сделать и надо ли платить НДФЛ?
Ответ: Может. Использование личного автомобиля работника, в том числе директора, в служебных целях можно оформить следующими способами:
- заключение договора аренды автомобиля;
- заключение договора безвозмездного пользования автомобилем;
- заключение дополнительного соглашения к трудовому договору об использовании личного автомобиля в служебных целях.
Между организацией и работником может быть заключен договор аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа.
Директор при заключении договора аренды транспортного средства с организацией должен действовать в интересах организации добросовестно и разумно.
Организация при выплате работнику дохода по договору аренды автомобиля должна удержать и перечислить сумму исчисленного НДФЛ.
Иные расходы, которые по договору аренды несет арендатор, являются расходами организации и в налоговую базу по НДФЛ у работника не включаются. Налоговая база по НДФЛ возникает, если организация компенсирует работнику расходы, которые по договору аренды несет арендодатель.
Использование иного личного имущества работника в служебных целях оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору, а в отношении дистанционных работников соответствующие положения также могут указываться в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре.
Договор аренды автомобиля у работника
Между организацией и работником может быть заключен договор аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа (ст. ст. 632, 642 ГК РФ).
По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации. При этом арендодатель в течение всего срока договора аренды транспортного средства с экипажем обязан поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей (ст. ст. 632, 634 ГК РФ).
По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации. Поэтому арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. ст. 642, 644 ГК РФ).
Если иное не предусмотрено договором аренды, расходы на оплату топлива, других расходуемых в процессе коммерческой эксплуатации материалов при аренде автомобиля как с экипажем, так и без него несет арендатор (ст. ст. 636, 646 ГК РФ).
Следовательно, при аренде транспортного средства с экипажем на арендатора возлагаются расходы на коммерческую эксплуатацию автомобиля, а при аренде без экипажа - как на техническую, так и на коммерческую эксплуатацию транспортного средства. Значит, если организация планирует оплачивать техническую эксплуатацию автомобиля, то при заключении договора аренды с экипажем необходимо внести соответствующее условие в договор.
Также следует учесть, что директор при заключении договора аренды транспортного средства с организацией должен действовать в интересах организации добросовестно и разумно (п. 3 ст. 53 ГК РФ).
Недобросовестность действий директора считается доказанной, в частности, когда директор действовал при наличии конфликта между его личными интересами (интересами аффилированных лиц директора) и интересами юридического лица, в том числе при наличии фактической заинтересованности директора в совершении юридическим лицом сделки, за исключением случаев, когда информация о конфликте интересов была заблаговременно раскрыта и действия директора были одобрены в установленном законодательством порядке; знал или должен был знать о том, что его действия (бездействие) на момент их совершения не отвечали интересам юридического лица (пп. 1, 5 п. 2 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 N 62).
Разумность и добросовестность действий директора при заключении договора аренды автомобиля подразумевает, в частности, заключение договора аренды на выгодных для организации рыночных условиях (Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 16.06.2020 N Ф04-1808/2020 по делу N А27-27196/2017).
Сделкой, в совершении которой имеется заинтересованность, признается сделка, в совершении которой имеется заинтересованность, в частности, единоличного исполнительного органа общества (п. 1 ст. 45 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон N 14-ФЗ), п. 1 ст. 81 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон N 208-ФЗ)).
Директор может быть признан заинтересованным в совершении сделки, если он, в частности, является стороной сделки (п. 1 ст. 45 Закона N 14-ФЗ, п. 1 ст. 81 Закона N 208-ФЗ).
В некоторых случаях для совершения сделки, в отношении которой имеется заинтересованность, может потребоваться решение о согласии на совершение сделки, принятое советом директоров (наблюдательным советом), общим собранием акционеров либо общим собранием участников (п. п. 4, 7 - 9 ст. 45 Закона N 14-ФЗ, п. 2 ст. 81, ст. 83 Закона N 208-ФЗ).
Арендная плата по договору аренды транспортного средства относится к прочим расходам по налогу на прибыль, связанным с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Для документального подтверждения затрат в виде арендной платы необходимы заключенный договор аренды, акт приемки-передачи арендованного имущества.
К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся также затраты на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта). Следовательно, организация вправе учесть затраты, связанные с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в составе расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Расходы на техническое обслуживание можно учесть в случае заключения договора аренды транспортного средства без экипажа (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Однако если договором аренды с экипажем предусмотрено условие, что технические расходы несет арендатор, то считаем, что такие расходы можно также учесть как прочие согласно пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Налоговые органы могут посчитать учет данных расходов в целях налога на прибыль неправомерным. При этом в Постановлении Президиума ВАС РФ от 26.02.2008 N 11542/07 указано, что каждый налогоплательщик осуществляет предпринимательскую деятельность самостоятельно на свой риск и вправе единолично оценивать ее эффективность и целесообразность исходя из поставленных целей. Хозяйствующие субъекты самостоятельно по своему усмотрению выбирают способы достижения результата от предпринимательской деятельности. В полномочия налоговых органов входит лишь контроль за соблюдением налогоплательщиками законодательства о налогах и сборах, а не вменение им доходов исходя из собственного видения способов достижения налогоплательщиками экономического результата с меньшими затратами. Обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. Сходная позиция также отражена в Постановлениях Президиума ВАС РФ от 09.12.2008 N 9520/08, от 09.04.2009 N 15585/08, от 28.10.2010 N 8867/10.
Аналогично расходы на ремонт автомобиля как основного средства включаются в состав расходов для целей исчисления налога на прибыль организаций на основании п. 2 ст. 260 НК РФ лишь в случае аренды транспортного средства без экипажа.
Основанием для учета расходов на ГСМ являются документы о приобретении топлива и смазочных материалов и об их расходе. Путевой лист может использоваться с этой целью, но его применение не является обязательным для всех организаций, в том числе и с точки зрения подтверждения расходов по налогу на прибыль (Письмо УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@).
Расходы на техническое обслуживание, ремонт, мойку, парковку и другое принимаются к учету на основании первичных документов, содержащих информацию о том, что указанные расходы понесены организацией в отношении арендованного транспортного средства. И, как уже отмечено, расходы на ремонт и техническое обслуживание могут быть учтены при исчислении налога на прибыль организаций только при заключении договора аренды транспортного средства без экипажа.
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ (п. 1 ст. 210 НК РФ).
Российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы (за исключением доходов, в отношении которых исчисление сумм и уплата налога производятся в соответствии со ст. ст. 214.3, 214.4, 214.5, 214.6, 226.1, 227 и 228 НК РФ), обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога, исчисленную в соответствии со ст. 225 НК РФ (п. 1 ст. 226 НК РФ).
Поэтому организация при выплате работнику дохода по договору аренды автомобиля должна удержать и перечислить сумму исчисленного НДФЛ.
Иные расходы, которые по договору аренды несет арендатор, являются расходами организации и в налоговую базу по НДФЛ у работника не включаются. Налоговая база по НДФЛ возникает, если организация компенсирует работнику расходы, которые по договору аренды несет арендодатель.
Вопрос: Как наиболее выгодно оформить правоотношения по использованию в служебных целях личного имущества (автомобиля) директора или иного работника? (Консультация эксперта, УФНС России по Республике Мордовия, 2024) {КонсультантПлюс}
Вебинар по теме: "Налоговая реформа: УСН – совершенно новые правила с 2025 года".